Design by Kombo and Eeva Hotta
Yhdessä-näyttely: Kurkistus yliopiston palveluihin
Yliopistot ovat tutkimus- ja koulutuslaitoksia, jotka tuottavat jatkuvasti uutta tietoa maailmalle. Yliopistot ovat yhteisöjä, jotka luovat uusia ratkaisuja aikamme haasteisiin.
Akateeminen tutkimus ja koulutus ovat kaikkien yliopistojen ytimessä. Näitä toimintoja tukee palveluverkosto, joka ylläpitää toimivan akateemisen ympäristön rakenteita. Palvelutyötä on monenlaista, ja se näkyy eri tavoin. Yliopistoon vaikuttavia sisäisiä ja ulkoisia tekijöitä hallitaan vaikuttamis- ja hallintotyöllä sekä vaatimustenmukaisuuteen liittyvällä työllä.
Yliopistojen sisällä tämä johtaa usein kahtiajakoon ajattelussa: henkilöstö on joko akateemista tai palveluhenkilökuntaa. Jos tarkastelemme lähemmin tutkimusta, koulutusta ja niihin osallistuvien ihmisten päivittäistä toimintaa ja vuorovaikutusta, alamme huomata, ettei kahtiajako olekaan niin selkeä. Käytännössä päivittäiseen työhömme liittyy paljon yhteyksiä ja verkostoja hyvin monimutkaisessa yhteistyöjärjestelmässä.
Näyttelyssä esittelemme yliopiston palveluja tutkimuksen ja koulutuksen tukemisesta aina arvojemme käytännön toteutumiseen ja Aalto-yliopiston kansainvälistymiseen ja organisaatiorakenteeseen. Luomme katsauksen rakenteisiin, yhteyksiin ja yhteisöön, jotka tukevat tutkimusta ja koulutusta, sekä niiden muodostamaan kokonaisuuteen.
Näyttely on avoinna Dipoli Gallery -tilassa: 14.12.23–08.03.24
Nappaa koko tiimisi, kollegasi tai ystäväsi mukaan tutustumaan tutkimuksen ja koulutuksen tukemiseen liittyviin rakenteisiin ja yhteisöihin ja opi miten työskentelemme yhdessä.
Ma-To: 8:00–20:00 / Pe: 8:00–18:00 / La-su: Suljettu
Sijainti: Dipoli-galleria, Otakaari 24, 02150 Espoo / Aalto-yliopisto
Näyttelytiimi:
Outi Turpeinen, Päällikkö, taide & näyttelyt
Mirella Lähteenmäki, Palveluiden kehityspäällikkö
Edel O’Reilly, Näyttely kuraattori
Anitta Pirnes, Tiiminvetäjä viestintä
Johannes Nieminen, Muotoilija, Kombo
Kiitokset
Animaatio: Eeva Hotta
Painatus ja tuotanto: Novela Oy
Painatus: Sokkeli Oy
Palveluja yhteiseen tarkoitukseen
”Ratkaisu hyvin toimiviin palveluihin on palveluajattelussa ja henkilöstön keskinäisessä kunnioituksessa. Ne luovat sitoutumista sekä palvelu- että akateemisen henkilöstön keskuudessa.”
-Professori Andreas Mortensen (EPFL), Aalto-yliopiston hallituksen jäsen
Aalto-yliopiston palvelut on järjestetty 12 keskitettyyn ja kolmeen korkeakoulukohtaiseen kokonaisuuteen, jotka edistävät laadukasta tutkimusta, opetusta ja vaikuttavuutta. Palveluhenkilöstön tuella akateeminen henkilökunta voi keskittyä ydintehtäviinsä eli tutkimukseen ja opetukseen.
Yliopistolla oli vuoden 2022 lopussa 4 751 työntekijää, joista lähes kolmannes (1392) työskenteli palveluissa. Palveluhenkilöstön osuus on viime aikoina pienentynyt. Palvelujen osuus kokonaiskuluista oli 31 prosenttia eli yhteensä 119 miljoonaa euroa (palveluhenkilöstö ja hankinnat mukaan lukien). Aalto on valinnut seitsemän kehitysaluetta, jotka parhaiten vievät meitä kohti yhteistä tarkoitustamme. Suurin osa palveluihin liittyvästä kehitystoiminnasta kuuluu Menestyksen mahdollistajat -painopistealueeseen, jota ohjaa Mahdollistajien ohjausryhmä porttimallin periaatteiden mukaisesti.
Kaikki kehitysrahoitusta koskevat päätökset julkaistaan aalto.fi:ssä. Esimerkki merkittävästä käynnissä olevasta kehityshankkeesta on Finance Backbone Renewal -projekti, jonka tavoitteena on korvata elinkaarensa päässä olevat vanhat taloushallinnon järjestelmät sekä uudistaa ja automatisoida talouden prosesseja. Myös Aallon palvelualustan (Aalto Service Platform) kehittäminen ja käyttöönotto on merkittävä kehityskohde.
Esimerkiksi Aalto Project List Deployment to Salesforce -hanke varmistaa nykyisen tutkimusrahoituksen hallinnan jatkuvuuden. Siinä rakennetaan turvallista ja dynaamista palveluratkaisua kaikille ulkopuolisille rahoitusehdotuksille ja projektien johtamiselle datavetoisen toiminnan mahdollistamiseksi.
Arvot käytäntöön
”Tämä on vahvasti tiimityötä: monet – tai jopa kaikki – palvelutoiminnot ovat mukana kehittämässä eettisiin periaatteisiin liittyviä ohjeita ja toimintatapoja.”
-Kristiina Kemetter, päälakimies
Eettiset periaatteet (Code of Conduct) muodostavat Aalto-yhteisön kulttuurin perustan, ja toteutamme niiden avulla arvojamme ja tapaamme toimia. Periaatteet kertovat eettiset ja lainmukaiset menettelytavat, jotka ohjaavat toimintaamme ja toisiimme kohdistuvia odotuksia yliopistoelämän kaikilla osa-alueilla.
Reilun pelin säännöt: Etiikan ja vaatimustenmukaisuuden rooli päivittäisessä työssämme
Aallon eettiset periaatteet otettiin käyttöön vuonna 2017 ja päivitettiin vuonna 2021. Ne sisältävät yliopistoyhteisömme reilun pelin säännöt. Osaamisen ja näkökulmien monimuotoisuus on yksi suurimmista voimavaroistamme. Samalla monimuotoisuus luo tarpeen toimia yhteisen kulttuurin ja etiikan mukaisesti, jotta voimme pysyä korkean integriteetin ja moraalin yhteisönä.
Eettiset periaatteet ovat kokoelma tärkeimpiä vaatimustenmukaisuuden ja etiikan toimintatapojamme. Vaatimustenmukaisuus tarkoittaa, että meidän on noudatettava lakeja, säännöksiä ja sopimuksia. Etiikka taas tarkoittaa, että meidän on tehtävä oikeita valintoja, jotka koskevat arvojen mukaista käyttäytymistä. Eettisissä periaatteissa yhdistyvät molemmat näkökohdat. Eettisten periaatteiden sisältö on kehitetty olemassa olevien sääntöjen ja ohjeiden perusteella sekä kuulemalla sisäisten sidosryhmien näkemyksiä ja ehdotuksia ja pyytämällä yhteisön mielipiteitä arviointikierroksilla. Lakipalvelut johtaa eettisiin periaatteisiin liittyvää työtä.
Se päivittää sisältöä tarvittaessa ja ylläpitää sitä aalto.fi-verkkopalvelussa sekä kehittää koulutusmateriaaleja ja ylläpitää eettistä kanavaa. Lisäksi se yleensä osallistuu väärinkäytösten selvittämiseen. Keskeisiä kumppaneitamme tässä toiminnassa ovat henkilöstöpalvelut ja viestintäpalvelut. Ne myös jakavat eettisiä periaatteita koskevaa tietoa koko yhteisössä. Muilta osin tehdään vahvasti tiimityötä: monet tai jopa kaikki palvelutoiminnot ovat mukana kehittämässä eettisiin periaatteisiin liittyviä ohjeita ja toimintatapoja.
Kansainvälinen Aalto
”Vastuullisessa kansainvälistymisessä on kyse kansainvälisen yhteistyön mahdollisuuksien ja haasteiden arvioinnista sekä riskitietoisuuden lisäämisestä ja riskien hallinnasta.”
-Kirsi Kettula, kansainvälisten asioiden päällikkö
International Aalto
Toisin kuin monilla muilla yliopistoilla, Aallolla ei ole erillistä kansainvälisten asioiden yksikköä, joka hoitaisi kansainvälistä toimintaa ja palveluja yleisesti. Kansainvälisyys on osa yliopiston kaikkia keskitettyjä ja korkeakoulukohtaisia palveluja. Näin ollen esimerkiksi tutkimus, koulutus, henkilöstöhallinto, viestintä, innovaatiotoiminta ja opiskelijapalvelut palvelevat sekä kansallisia että kansainvälisiä tarpeita.
Kansainvälisten palvelujen tuki perustuu kunkin korkeakoulun omiin tarpeisiin ja rakenteisiin. Kansainvälisten asioiden (Global Engagement) -tiimi tukee Aalto-yliopiston korkeakouluja ja johtoa kansainvälistymisen strategisessa kehittämisessä. Lisäksi tiimi toimii linkkinä yliopiston kansainvälisistä tehtävistä ja toiminnoista vastaavien tahojen välillä, hoitaa yliopiston kansainvälisiä akateemisia avainkumppanuuksia sekä toimii yhteyspisteenä kansainvälisten asioiden sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille. Tällä hetkellä vastuulliseen kansainvälistymiseen ja geopolitiikkaan liittyvät kysymykset ovat yhä yleisempiä tiimin päivittäisessä työssä. Vastuullisessa kansainvälistymisessä on kyse kansainvälisen yhteistyön mahdollisuuksien ja haasteiden arvioinnista sekä riskitietoisuuden lisäämisestä ja riskien hallinnasta. Tavoitteena on luoda paremmat edellytykset kansainvälistymisen mahdollisuuksien pitkäaikaiselle hyödyntämiselle.
Tämä työ ei kuitenkaan koske vain riskien hallintaa. Se ulottuu myös globaaliin vastuuseen, kestävään kehitykseen, yhdenvertaisuuteen, monimuotoisuuteen ja inklusiivisuuteen. Lisäksi siihen liittyy useita erilaisia ja eritasoisia aihealueita kuten esimerkiksi globaalin pohjoisen ja globaalin etelän välisen yhteistyön dekolonisaatio, maahanmuuttajataustaisten nuorten yliopisto-opintojen edistäminen ja tulevaisuuden kansainvälisten asiantuntijoiden kouluttaminen ja globaaliin osaamiseen kehittäminen. Kansainvälistymisen tukemisessa on omat haasteensa, ja näiden palvelujen integrointi yliopiston muihin toimintoihin voi myös heikentää niiden näkyvyyttä ja löytämistä korkeakoulutasolla. Koko yliopiston tasolla voi myös ajoittain olla haastavaa sovittaa yksittäisen henkilön, alan tai korkeakoulun etuja ja tarpeita koko yliopiston etuihin ja tarpeisiin.
Henkilöstön liikkuvuus
Henkilöstön kansainvälisestä liikkuvuudesta vastaa viiden asiantuntijan tiimi. Se tukee henkilöstöä liikkuvuuden kysymyksissä esimerkiksi jakamalla tietoa ja laatimalla ohjeita yliopistoon saapuvalle kansainväliselle henkilöstölle sekä opastamalla ulkomailla työskentelyyn liittyvissä asioissa. Se myös järjestää tapahtumia kansainväliselle henkilöstölle ja seuraa jatkuvasti muuttuvaa lainsäädäntöä. Tiimi tekee yhteistyötä muiden yliopistojen ja viranomaisten kanssa.
Tutkimushankkeiden elinkaari
”Autamme tulkitsemaan ulkoisten rahoitusorganisaatioiden vaatimuksia. Yhdistämme taustalla eri palvelutiimejä auttamaan yksittäisiä tutkijoita, ylläpidämme koulutusmateriaaleja ja autamme johtoa tasapainottamaan riskejä ja mahdollisuuksia.”
-Ella Bingham, johtaja, Tutkimuspalvelut
Useat palvelutiimit tukevat yhdessä Aallon tutkijoita, laitoksia ja johtajia tutkimushankkeiden koko elinkaaren ajan. Näitä ovat tutkimuspalvelut, avoin tiede, kirjastoaineistot, tietotekniikkapalvelut, innovaatiopalvelut, akateemiset lakipalvelut ja yrityssuhdepalvelut.
Tutkimus- ja innovaatiopalvelut tukevat yksittäisiä tutkijoita ulkoisen rahoituksen hakemisessa ja, yhteistyössä ADCOn kanssa, yrityskumppaneiden löytämisessä. Useimmilla tiimeillä on jokaisessa korkeakoulussa oma henkilökuntansa, johon tutkijat voivat tutustua. Kun ulkoinen rahoitus tutkimushankkeelle on myönnetty, tutkimuspalvelutiimit voivat avustaa hankkeen jokaisessa vaiheessa sen käynnistyksestä hallintaan ja päätökseen. Tähän sisältyy myös hankkeen tulosten raportointi research.aalto.fi-verkkopalvelussa sekä tutkimusartikkeleiden ja -aineiston avoin julkaiseminen, jotka tukevat sekä tutkijoita että Aallon johtoa.
Toinen tärkeä palvelu on tukea tutkimukseen ja innovointiin liittyviä yleisiä toimintatapoja ja menettelyjä monitieteisellä yhteistyöllä Aallon sisällä ja ulkoisten kumppanien kanssa sekä kirjastoresursseilla, avoimella tieteellä, tutkimusarvioinneilla, tutkimusetiikalla ja vaatimustenmukaisuudella. Aalto-yliopiston tutkijat hyötyvät myös tuesta ulkoisen rahoituksen turvaamisen käytännön näkökohdissa, kuten etiikkaa ja vaatimustenmukaisuutta koskevien vaatimusten noudattamisessa.
Palvelut vastaavat näihin tarpeisiin tiedottamalla tutkijoille rahoitusmahdollisuuksista, jotka soveltuvat parhaiten heidän tutkimusalueelleen ja uravaiheeseensa. Ne myös tulkitsevat ulkoisen rahoituksen vaatimuksia ja yhdistävät palvelutiimejä yksittäisiin tutkijoihin.
Kirjastosta oppimiskeskukseksi
Aallossa kirjaston muutos oppimiskeskukseksi alkoi palvelumuotoiluhankkeesta, jossa keskityttiin opiskelijoihin ja tutkijoihin. Siirtymä digitaalisiin palveluihin ja tietoresursseihin toi muutoksia itse kirjastorakennukseen, kun suljettu kokoelmatila korvattiin avoimella monikäyttötilalla. Muutoksen mittakaavaa havainnollistaa se, että sähköisten resurssien käyttö on lisääntynyt 900 prosenttia vuodesta 2002 ja painetut kokoelmat ovat pienentyneet 68 prosenttia vuodesta 2015. Tämä kirjastopalvelujen yleinen suuntaus painetuista kokoelmista sähköisiin resursseihin näkyy useimmissa yliopistoissa. Aallossa kirjasto on kehittynyt oppimiskeskukseksi ja palvelupisteiksi, joissa on laaja palveluvalikoima.
Tuki koulutusohjelmien johtamiseen
“On tärkeä tunnistaa, että ei ole yhtä oikeaa tapaa johtaa koulutusohjelmaa Aallossa. Tarjoamiamme työkaluja ja palveluja voidaan tarvittaessa käyttää kerran vuodessa tai vaikka päivittäin. Kaikki riippuu ohjelmajohtajien yksilöllisistä tarpeista. Tehtävämme on tarjota mahdollisimman paljon tietoa ja tukea ohjelman johtamiseen.”
-Johanna Söderholm, päällikkö, Ohjelmajohdon palvelut
Tuki erilaisiin tarpeisiin
Aalto-yliopiston oppimispalvelut helpottavat opiskelijoiden ja tohtorikoulutettavien etenemistä opintojen alusta tutkinnon suorittamiseen, valmistumiseen ja alumniksi tulemiseen. Ohjelmajohdon palvelutiimi on yksi Aallon oppimispalvelujen tiimeistä, joka tarjoaa tukea koulutusohjelmien johtajille. Aalto-yliopistossa on yli 70 aktiivista koulutusohjelmaa, joilla on yhteensä yli 200 koulutusohjelman johtajaa ja pääainevastaavaa Aallon kuudessa korkeakoulussa.
Opetuksen ja opintokokonaisuuksien suunnittelun ja toteuttamisen lisäksi nämä akateemisen yhteisön jäsenet vastaavat useista ohjelmakehityksen ja ylläpidon vaiheista aina suunnittelusta ja toteutuksesta arviointiin ja raportointiin. Ohjelmajohdon palveluista vastaa monipuolinen ammattilaisten tiimi, joka kehittää eri alojen keskeisiä työkaluja ja auttaa ohjelmajohtajia ja pääainevastaavia tarjoamaan huippuluokan koulutusta, viestintää ja sujuvia prosesseja Aallon yli 13 000 tutkinto-opiskelijalle.
Käyttäjäkeskeinen palvelumuotoilu on olennaista ohjelmajohdon palvelutiimin tarjoamien työkalujen ja palvelujen kehittämisessä. Palvelut tuotetaan käyttäjäkeskeisesti Aalto-yhteisön kanssa kuuntelemalla palvelujen käyttäjien tarpeita ja tekemällä aktiivisesti yhteistyötä erilaisten sisäisten ja ulkoisten työryhmien ja sidosryhmien kanssa kansallisella ja kansainvälisellä tasolla.